Что такое справка 2-НДФЛ и для чего она нужна

Многие наверняка сталкивались с требованием, исходящим от официальных учреждений, предъявить справку по форме 2-НДЛФ. Необходимость в этом обычно возникает случаях, если планируется получить кредит, ссуду, оформить ряд льгот. Что такое справка 2-НДФЛ простыми словами и для чего она нужна? Об этом пойдет речь ниже.

Что это простыми словами

Официально трудоустроенные работники могут подтвердить свою платежеспособность при помощи справки 2-НДФЛ. Документ оформляется на рабочем месте по требованию сотрудника, содержит данные о начисленных доходах, а также о больничных выплатах, материальной помощи за определенный период времени. Также имеются сведения об удержанном подоходном налоге на физических лиц (НДФЛ). Справка формируется за период продолжительностью 1 год нарастающим итогом с начала года или с того месяца, когда сотрудник приступил к работе. Данные по начислениям и удержания должны совпадать со сведениями, которые впоследствии будут предоставлены в налоговую инспекцию.

Где могут потребовать

Справка 2-НДФЛ формируется в 2-х случаях: по требованию работника или для предоставления в налоговые органы. В первом случае документ выдается в любое время, как правило, по письменному заявлению сотрудника за указанные периоды с учетом фактически отработанного времени. То есть если работнику понадобилась справка в июле для личной необходимости, бухгалтерия сформирует данные о заработке и удержанном налоге с января (или с месяца начала работы) по июнь.

Кроме того, справки на всех работников предоставляются в ФНС ежегодно по окончании рабочего года. На их основании налоговая проверяет полноту начисленного и уплаченного подоходного налога в целом по предприятию. Оба документа идентичны друг другу. Для чего нужна справка самому работнику? Необходимость возникает, когда требуется показать уровень доходов, в том числе и для подтверждения статуса малоимущего. Также 2-НДФЛ может служить доказательством достаточного уровня платежеспособности гражданина. В некоторых случаях целью получения служит показать размер перечисленного с заработка подоходного налога.

Кто может затребовать справку 2-НДФЛ? Документ формируется для предоставления:

1. В банки и иные кредитные учреждения для получения заемных средств.
2. В государственные органы (соц.защита и прочие) для оформления ряда льгот и выплат в пользу малообеспеченных.
3. В магазинах и торговых центрах при оформлении дорогостоящей покупки в кредит.
4. Для получения налоговых вычетов (возврата ранее уплаченного налога).
5. Для подтверждения ранее полученных доходов на новом месте работы.

Зачем необходима

Справка 2-НДФЛ служит подтверждением заработка физического лица. Периодически документ требуется для предоставления в ряд организаций и учреждений.

Физическому лицу

Рядовой сотрудник при помощи справки 2-НДФЛ может получить кредит, оформить льготы на себя и своих несовершеннолетних детей, воспользоваться налоговым вычетом. Полный список ситуаций, при которых может потребоваться документ, приведен выше. Также стоит отметить, что справка поможет разобраться с корректным начислением доходов, их полнотой и объемов на рабочем месте. Указанные доходы являются облагаемой базой для начисления налогов. Кроме того, при расчете страховых взносов в ПФ и ФСС за основу берутся практически те же данные с наличием небольших нюансов.

Индивидуальному предпринимателю

Справка о доходах по форме 2-НДФЛ может быть составлена только при возможности исчисления подоходного налога, который удерживается из зарплаты работников. При этом документ формирует не сам сотрудник, а работодатель, являющийся налоговым агентом. Особенности трудовой деятельности индивидуального предпринимателя не предполагают наличие работодателя. А составить справку на себя лично не будет корректным решением. ИП может получить 2-НДФЛ только при условии, что параллельно с ведением собственной деятельности трудоустроен еще и у другого работодателя.

Тем не менее, предприниматели часто сталкиваются с необходимостью предъявить справку по форме 2-НДФЛ, например, при оформлении кредитов. Стоит понимать, что это всего лишь стандартное требование банков. Обычно для ИП разрабатываются иные формы документов о доходах в произвольной форме. Также подтвердить наличие поступлений можно при помощи налоговых деклараций или специальной книги доходов и расходов.

Налоговому агенту

Работодатели, имеющие в штате наемных сотрудников, рассматриваются как налоговые агенты. Это значит, что они ответственны за удержание НДФЛ с заработной платы работников и перечисление налога в бюджет. Штрафы за просрочку платежей или неполное удержание также производятся за счет предприятия. Работодатели как налоговые агенты обязаны ежегодно отчитываться о налоговых удержаниях с доходов работников. С этими целями и предоставляются справки 2-НДФЛ. Как правило, величины исчисленного, удержанного и перечисленного в бюджет сумм налога по итогам года совпадают. Но в некоторых ситуациях удержать НДФЛ в полном объеме не удается. В таких случаях за работником образуется долг перед бюджетом, о чем также нужно известить налоговую инспекцию.

Пенсионерам

Пенсионные выплаты подоходным налогом не облагаются. Поэтому формирование справки НДФЛ на этих условиях невозможно. Так же, как и в случае с предпринимателями, пенсионеры могут предоставить справки о доходах, только если официально трудоустроены и получают заработную плату. Отдельно следует сказать о людях, получающих выплаты от негосударственных пенсионных фондов.

Подобные виды пенсионного обеспечения НДФЛ облагаются. Люди, получающие пенсии за счет средств НПФ, могут получить справку 2-НДФЛ по месту нахождения местного отделения НПФ. НК РФ не рассматривает пенсии как налогооблагаемую базу, только если они начислены за счет государственного ПФ. Подтвердить доходы людям пенсионного возраста можно при помощи справок из ПФ. Также могут учитываться и другие источники заработка, например, предпринимательская деятельность, сдача квартир в аренду.

Справка во время больничного и декрета

Большинство доходов, не связанных с трудовой деятельностью, не облагаются налогом на доходы. Сюда относятся:

• государственные пособия, в том числе о беременности и родам и по уходу за ребенком
• пенсии
• выплаты, связанные с причинением вреда
• предоставление бесплатного жилья или компенсационные суммы
• выплаты в связи с увольнением работника (за исключением компенсации за неиспользованный отпуск)
• возмещенные расходы по повышению квалификации сотрудников
• командировочные в пределах установленных норм
• прочие выплаты

Указанные выше начисления в справках 2-НДФЛ не отражаются.

Если женщина находится в декретном отпуске по уходу за детьми, положенные ей выплаты налогом не облагаются, соответственно, оснований для составления справки 2-НДФЛ нет. В документе могут быть лишь доходы от трудовой деятельности. Например, сотрудница, находясь в отпуске по уходу за ребенком, продолжает работать в режиме неполного рабочего дня.

В таких случаях справка оформляется с указанием начисленной заработной платы. Также документ выдается, если в этот период была начислена премия, размер которой превышает 4 000 рублей в год (максимальная необлагаемая величина материальной помощи). Пособия по больничным выплатам, в том числе и по уходу за больным ребенком, налогом облагаются. Их суммы в полном объеме учитываются в справе 2-НДФЛ.

В каких случаях оформлять не нужно

Справка 2-НДФЛ не оформляется, если за требуемый период у работника отсутствуют доходы. Это положение распространяется, в основном, на декретниц, пенсионеров, предпринимателей, безработных. Указанные категории граждан при необходимости могут предоставить документы о других видах доходов, например, от предпринимательской деятельности.

Для чего требуется 2-НДФЛ на новом месте работы

При трудоустройстве сотрудники могут предоставить справки 2-НДФЛ с предыдущих мест работы. Зачем это требуется? При расчете налога на доходы физических лиц сотрудники, имеющие детей, вправе претендовать на получение льгот вычетов, уменьшающих итоговую сумму подоходного налога при начислении.

Налоговые вычеты предоставляются в следующем размере:

• 1 400 рублей на первого и второго ребенка
• 3 000 рублей на третьего ребенка
• 6 000 опекунам, приемным родителям на каждого ребенка-инвалида I или II группы
• 12 000 родителям за каждого ребенка-инвалида

Указанные суммы не облагаются подоходным налогом. Например, если у работника 3 детей, то НДФЛ при начислении зарплаты будет уменьшен на (1400+1400+3000)*13% = 754 рубля. Однако подобные льготы действуют до тех пор, пока зарплата сотрудника не достигла определенного суммарного уровня за год нарастающим итогом. По состоянию на 2018 год налоговые вычеты на детей применяются до общего дохода 350 000 рублей, после чего действие льгот прекращается.

Справка 2-НДФЛ с предыдущего места работы дает представление о заработке сотрудника с начала года у других работодателей. Документ требуется, если смена места трудоустройства произошла в текущем году. Отсутствие такой справки не дает основания претендовать на предоставление налоговых вычетов на детей.

Что указывается

Справка по форме 2-НДФЛ дает представление о заработке работника в течение года и удержанном налоге на доходы физических лиц. Информация о доходах формируется помесячно, при этом указываются статьи доходов (зарплата, отпускные, больничный, материальная помощь и прочие). Кроме того, в документе присутствуют следующие сведения:

1. Информация о работодателе: наименование, ИНН, контактный телефон
2. Данные сотрудника: Ф.И.О, ИНН, дата рождения
3. Облагаемые доходы по месяцам
4. Наличие налоговых вычетов, их суммы
5. Сведения об общем размере доходов, начисленном, удержанном и перечисленном в бюджет налоге

Как правильно заполнять

Справка по форме 2-НДФЛ заполняется либо по требованию сотрудника для его личных нужд, либо в ФНС в качестве годовой отчетности. При формировании учитываются годовые данные о полученном заработке, облагаемым налогом на доходы физических лиц. Если документ составляется по требованию сотрудника, то период заполнения ― от начала текущего года (или месяца принятия на работу) до момента настоящего актуального момента.

Новые требования по заполнению справки не предусматривают указывать адрес сотрудника, чьи данные указываются в документе. Ранее это относилось к обязательным реквизитам. Также нет необходимости указывать ИНН работника, если есть сомнения в его подлинности, или он неизвестен. При составлении справки 2-НДФЛ стоит обратить внимание, что некоторые коды доходов и вычетов поменялись. Сведения с некорректными данными делают документ недействительным.

Доходы сотрудника указываются помесячно, отдельно по каждому виду поступлений. Так, если в одном и том же месяца была начислена зарплата и отпускные, то появляются 2 строки с кодировкой 2000 и 2012 соответственно, где отражаются полученные суммы. Вычеты также учитываются отдельно по каждому виду.

Итоговые данные в документе (раздел 5) должны быть следующими:

1. Общая сумма дохода, включая все налогооблагаемые выплаты (зарплаты, больничные, компенсации и прочие)
2. Налогооблагаемая база, определяемая как разница между суммарным доходом и вычетами
3. Исчисленный, удержанный с заработной платой работника и перечисленный в бюджет налог. Все 3 показателя должны принимать одинаковое значение.

Справка подписывается налоговым агентом ― работодателем, ответственным за правильность начисления. Использовать печать нет необходимости.

Распространенные ошибки при заполнении

Если справка 2-НДФЛ заполняется с применением программного обеспечения, риск допущения ошибок минимален. Но при условии, что начисления проведены корректно.

Самые распространенные ошибки при формировании справок следующие:

1. Неверные персональные данные сотрудника. Могут быть неправильно указаны ИНН, дата рождения сотрудника. Адрес работника больше не проставляется.
2. ИНН организации. При заполнении справки вручную важно не перепутать ИНН сотрудника и работодателя, особенно если налоговым агентом выступает индивидуальный предприниматель.
3. Коды доходов и вычетов. При оформлении документа важно удостовериться в том, что используемые коды актуальны на момент заполнения.
4. Доходы, не облагаемые налогом, например, декретные выплаты, в справке не отражаются. Поэтому если сотрудница весь год находилась в отпуске по уходу за ребенком, справка на нее в налоговые органы за этот период не предоставляется.
5. Итоговая сумма всех доходов должна быть результатом сумм помесячных поступлений.
6. В разделе 5 в графах по исчисленному, удержанному и перечисленному в бюджет налогу должна фигурировать одинаковая сумма.
7. При заполнении справки необходимо обратить внимание на коды организации (ОКТМО, КПП и прочие).

Недостоверные данные в справках могут привести к некорректным расчетам. При обнаружении ошибки необходимо сдать корректирующие документы до обнаружения недочетов налоговой инспекцией. В противном случае налоговый агент может получить штраф из расчета 500 рублей за каждую неверную справку.

В чем разница между 2-НДФЛ и 3-НДФЛ

Многие физические лица слышали о документах, отражающих доходы физических лиц. Отдельные категории граждан должны отчитаться о полученных доходах самостоятельно. Речь идет о документах по форме 2-НДФЛ и 3-НДФЛ. В чем разница между ними?

2-НДФЛ ― представляет собой справку о полученном у работодателя заработке. Составителем документа выступает сам работодатель в качестве налогового агента. Справка передается ежегодно в налоговые органы в качестве отчетности, а также формируется по требованию сотрудников для личных целей. Если в течение года у физических лиц были доходы, не связные с предпринимательской деятельностью, то получатели обязаны самостоятельно декларировать полученные денежные суммы, исчислять налог и перечислять его в бюджет. С этими целями составляется декларация по форме 3-НДФЛ.

Кроме того, документ потребуется для подтверждения налоговых вычетов, при продаже имущества (автомобилей, жилья), получения иной материальной выгоды. В большинстве случаев при формировании отчетности 3-НДФЛ появляется необходимость указать все полученные доходы, в том числе используя и данные из справки 2-НДФЛ.

Основное отличие между 2-НДФЛ и 3-НДФЛ заключается в следующем. В справках 2-НДФЛ отражаются доходы, полученные сотрудником у работодателя. Декларация 3-НДФЛ содержит прочие сведения о дополнительных доходах, а также примененных налоговых вычетах.

Время действия

Справка 2-НДФЛ необходима для предоставления информации о доходах граждан по месту требования. Заинтересованными лицами могут оказаться кредитные учреждения, органы соц.защиты и прочие организации. Как долго действует полученный документ? Зависит требований получателя. Обычно справка 2-НДФЛ, требуемая за текущий период, актуальна в течение 1 месяца. По истечении этого срока доходы работника увеличиваются нарастающим итогом с начала года, предыдущие данные устаревают. 2-НДФЛ за предыдущие налоговые периоды не имеет срока действия, так как данные изменению уже не подлежат.

Видео: Как заполнить справку 2-НДФЛ

Офисы банков на карте

Last modified: 31.01.2019